De briefing: 8 onderdelen van een krachtige opdrachtomschrijving

Een succesvolle samenwerking tussen tekstschrijver of copywriter en opdrachtgever begint met een stevige basis: een duidelijke briefing. Het opstellen van een heldere en gedetailleerde briefing is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat het eindresultaat voldoet aan de verwachtingen van beide partijen. In deze blogpost deel ik met je waarom een goede briefing zo belangrijk is, in welke valkuilen je kunt trappen als je geen briefing opstelt en welke onderdelen essentieel zijn in een degelijke briefing.

Wat is een briefing?

Een briefing is een document dat dient als opdrachtomschrijving. Het wordt bij zakelijke en vaak creatieve opdrachten gebruikt om de instructies, doelstellingen en verwachtingen over te brengen van opdrachtgever naar opdrachtnemer. Denk hierbij niet alleen aan tekstschrijver of copywriters, maar ook aan ontwerpers, websitebouwers en reclamebureaus.

Zoals gezegd kun je een briefing zien als basis van iedere opdracht. Het zorgt ervoor dat voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer duidelijk is wat de wederzijdse verwachtingen zijn. Alleen al doordat de opdrachtgever nadenkt over wat hij eigenlijk wil bereiken, zorg je ervoor dat de opdracht scherper ingestoken kan worden en de kans op succes groter is.

Waarom is het opstellen van een briefing belangrijk?

Voor een copywriter biedt een briefing richting en houvast. De verwachtingen die in de briefing zijn geschetst zijn gemakkelijker na te komen als ze zwart op wit staan, zodat de tekstschrijver er altijd op terug kan grijpen. Hierdoor is de kans op het ontstaan van misverstanden en teleurstellingen bij de oplevering een stuk kleiner.

Daarnaast stelt een goede briefing de copywriter in staat om de juiste toon, stijl en boodschap vast te leggen, wat leidt tot effectieve communicatie met de doelgroep. Concluderend kun je dus stellen dat met een briefing een stevige basis wordt gelegd voor een succesvolle tekstuele samenwerking.

Valkuilen wanneer je geen briefing opstelt

Regelmatig hoor ik geluiden dat mensen het opstellen van een briefing zonde vinden van hun tijd. Daar ben ik het absoluut mee oneens! Bedenk je maar eens wat er kan gebeuren als de verwachtingen niet juist op elkaar afgestemd zijn. Juist door de tijd te nemen een goede en duidelijke briefing op te stellen, bespaar je uiteindelijk tijd en kunnen beide partijen efficiënter werken. Wanneer de opdracht helemaal duidelijk is, bespaar je eventuele revisierondes en onnodige correcties.

Neem je toch niet de tijd voor het opstellen van een briefing, dan kun je op een briefje krijgen dat er sprake gaat zijn van miscommunicatie. Als je je beoogde doelen niet gaat communiceren, is de kans minimaal dat de tekstschrijver je bedoelingen begrijpt en daarmee is de kans maximaal dat jij je beoogde doelen niet gaat halen. Wat zonde van je investering!

Informatie over jouw organisatie

Wanneer je als (potentiële) opdrachtgever bij me komt met de vraag of ik een tekst voor je kan schrijven, nodig ik je uit om over een achttal onderwerpen informatie te geven. Daarnaast vind ik het erg belangrijk om jou en je organisatie goed te leren kennen. Als we voor het eerst met elkaar gaan samenwerken, vraag ik je dan ook om extra informatie over je organisatie. Dat kun je per mail toesturen, maar nog fijner is om face-to-face (of digitaal) kennis te maken. Dan voelen we direct of er een klik is.

Vragen die je kunt verwachten bij zo’n kennismaking gaan bijvoorbeeld over de grootte van de organisatie, welke producten en/of diensten je levert en wat het merkverhaal is. Wie is de doelgroep, wie zijn je belangrijkste concurrenten? Welke tone of voice houd je aan bij je uitingen? Dit is voor mij als tekstschrijver de eerste basiskennis die broodnodig is om een goede tekst voor je te kunnen schrijven.

Informatie over de opdracht

Wanneer de basiskennis over je organisatie bij mij bekend is, door bovengenoemde kennismaking of door een eerdere samenwerking, kunnen we bespreken wat je opdracht precies is. In acht onderdelen, die samen de briefing vormen, beschrijf je je opdracht zo specifiek mogelijk.

1. Opdrachtbeschrijving

De opdrachtbeschrijving is het meest essentiële onderdeel van een briefing. In dit onderdeel beschrijf je om wat voor soort tekst het moet gaan, bijvoorbeeld een websitetekst, een blog, een brochure of een vacaturetekst. Indien het relevant is kun je hier benoemen hoeveel woorden de tekst moet bevatten en of het gaat om een eenmalige of herhalende opdracht. Je kunt je voorstellen dat de opdracht voor het schrijven van een blog regelmatig terug kan keren, terwijl je met teksten voor een gehele website wel even vooruit kunt.

2. Context van de opdracht

Er is een aanleiding voor dat je op zoek bent naar een goede tekst. Je bent tegen een probleem aangelopen en denkt dat (schriftelijk) communiceren de oplossing is. Maar waarom wil je communiceren? Welke situatie denk je hiermee te verbeteren? Bij het onderdeel Context van de opdracht beschrijf je dit zo gedetailleerd mogelijk, zodat de tekst de perfecte oplossing gaat zijn van jouw probleem.

3. Inhoud

Je hebt vast al een idee in je hoofd, wanneer je een briefing schrijft. Belangrijk is om helder te hebben wat je wilt communiceren. Wat is je kernboodschap? Via welke kanalen wil je deze boodschap overbrengen? Heb je wellicht bewijs waarom jouw boodschap de waarheid is? Als het de bedoeling is de tekst op het internet te verspreiden, vermeld je bij dit onderdeel ook of ik bij het schrijven van de tekst rekening moet houden met SEO (zoekmachineoptimalisatie). Als je zelf al in beeld hebt welke zoekwoorden naar voren moeten komen, benoem je dit hier ook. Je kauwt hiermee zeker niet voor, maar geeft me wel een zetje in de goede richting.

4. Doelstelling

In het tweede punt hebben we gezien dat de aanleiding voor jouw opdracht een probleem is. Onder Doelstelling geef je aan wat je beoogt op te lossen met deze tekst. Wat wil je bereiken? Wanneer kunnen we spreken van een succesvol uitgevoerde opdracht? Je kunt hier denken in bijvoorbeeld KPI’s, maar ook onze onderlinge samenwerking kun je meenemen in dit onderdeel. Verwachtingen uitspreken is een belangrijk onderdeel van de briefing.

5. Doelgroep

Als copywriter kun je geen tekst opstellen zonder te weten voor wie je het schrijft. Het is daarom belangrijk om helder te hebben wie tot je doelgroep(en) behoort. Beschrijf ze zo gedetailleerd mogelijk! Denk hierbij niet alleen aan demografische kenmerken, maar ook aan gedragskenmerken. Wellicht heb je wel persona’s van je doelgroep! Stuur deze dan zeker als bijlage van de briefing mee.

6. Budget

Het is goed om van tevoren na te denken over hoeveel geld je wilt uitgeven aan de opdracht. Aan de hand van bovengenoemde wensen kan ik beoordelen of het haalbaar is om voor dit budget de opdracht goed te kunnen uitvoeren. Mocht dit niet het geval zijn, kan ik altijd met je meedenken over hoe we de opdracht kunnen aanpassen zodat het binnen de gestelde financiële kaders valt.

7. Tijdlijn

Zeker niet onbelangrijk is het tijdspad dat we voor ons hebben: wanneer moet de tekst opgeleverd worden? Is er een harde deadline of komt het niet zo nauw? Houd hierbij ook rekening met eventuele revisierondes die tijd in beslag nemen.

8. Overige achtergrondinformatie

Als je al allerlei achtergrondinformatie hebt over het te beschrijven onderwerp, nodig ik je van harte uit dit alvast mee te sturen met je briefing. Denk bijvoorbeeld aan links naar handige, informatieve websites of documenten die de huisstijl van je organisatie beschrijven. Dit stelt mij in staat zo nauwkeurig mogelijk in te schatten hoeveel tijd de opdracht in beslag gaat nemen.

Het is gangbaar dat de opdrachtgever de briefing opstelt en overhandigt aan de tekstschrijver. Om het je zo gemakkelijk mogelijk te maken, heb ik een template opgesteld die je hiervoor kunt gebruiken. Uiteraard is het ook een optie om tijdens een gesprek samen de briefing op te stellen.

Het proces ná de briefing

Wanneer de briefing klaar is, ga ik aan de slag met de offerte. Naast de prijsindicatie krijg je bij de offerte ook een uitgebreide debriefing, die ik baseer op de informatie die jij met je briefing aan me hebt gegeven. Ik zet zo duidelijk mogelijk uiteen wat we van elkaar kunnen verwachten als je akkoord gaat met de offerte, zodat er zo min mogelijk kans is op miscommunicatie.

Conclusie

Als je het beste uit een samenwerking met een tekstschrijver wilt halen, is het argument dat je geen tijd hebt voor het opstellen van een briefing niet geldig. Als je je beoogde doelen wilt behalen met de tekst die een copywriter voor je gaat schrijven, is het maken van een goede opdrachtomschrijving van essentieel belang. Voorkom misinterpretatie, onnodige correctierondes (en dus tijd) maar ga een efficiënte samenwerking aan met de tekstschrijver in kwestie. Bouw aan die stevige, krachtige basis die onmisbaar is voor elk succesvol project.

Heb jij een opdracht liggen die je graag door mij als copywriter zou willen laten schrijven? Laat het me weten. We kunnen samen de opdracht bespreken, zodat je de kracht van een goede briefing zelf kunt ervaren!